La Zona Franca de Cádiz, a través de su empresa pública Servicios Documentales de Andalucía (SDA), se encargará de la gestión integral del archivo del Colegio Oficial de Arquitectos de Málaga después de la firma de un contrato por el cual la entidad del Consorcio gaditano procederá a la realización de diferentes servicios especializados de gestión documental.
Estos trabajos incluyen servicios de inventario, traslado, custodia, digitalización, consultas y destrucción confidencial de los archivos del colegio malagueño, que alcanza un total de 3.400 metros lineales de documentación.
El delegado de la Zona Franca de Cádiz, Fran González, se ha mostrado satisfecho por la firma de este contrato con el Colegio de Arquitectos de Málaga, que ha considerado “de gran importancia para SDA, no solo por la ingente cantidad de documentación que debe gestionar sino también por la relevancia del organismo”.
Realizará el traslado de los fondos documentales a sus instalaciones de Algeciras, donde realizará los servicios de digitalización, consultas y destrucción confidencial
El máximo responsable de la Institución gaditana ha hecho alusión también a la duración del contrato, que será de 5 años, y que puede servir además para compartir sinergias con un colectivo “con el que además tenemos mucho trabajo en común”.
González ha incidido en que esta empresa pública de la Zona Franca de Cádiz “tiene una amplia experiencia en este tipo de contratos con entidades públicas y privadas e instituciones y administraciones, con una especialización en el tratamiento, codificación, gestión y custodia de documentación del sector hospitalario y del sector aduanero”.
SDA realizará su protocolo habitual en este tipo de contratos comenzando por el estudio de todos los archivos del Colegio de Arquitectos en la propia sede de este, procediendo a la referenciación, inventario y trasvase de la documentación a los contenedores normalizados que SDA emplea y que presentan la resistencia suficiente para realizar en los mismos el transporte a la sede de SDA y manipulación, así como para garantizar la conservación de los fondos documentales en un ambiente óptimo en cuanto a temperatura y humedad, y libre de elementos biológicos contaminantes y/o destructivos.
Toda la documentación propiedad del Colegio Oficial de Arquitectos de Málaga se conservará y gestionará en un centro de custodia de SDA con todas las normas de seguridad establecidas para este tipo de instalaciones: detección y extinción de incendios, control periódico de plagas, seguro de responsabilidad civil, acceso sólo a personal autorizado y vigilancia 24 horas al día los 365 días del año.
El Colegio de Arquitectos de Málaga tendrá a su disposición un servicio ágil de localización, consulta y entrega de la documentación custodiada, gracias a un eficiente sistema físico de archivo en sus instalaciones, una metodología de trabajo certificada y un sistema informático ágil que permite localizar la documentación requerida de forma eficaz.
El contrato, que supone una gran cantidad de documentación a tratar y digitalizar, incluye la comprobación y subida de los archivos a la plataforma propiedad del Colegio Oficial de Arquitectos de Málaga, así como la destrucción confidencial de los documentos que fuera necesaria, siempre bajo selección, autorización y aprobación del Colegio Oficial de Arquitectos de Málaga.
En SDA se trabaja a diario desde el año 1998 para dar soluciones a los problemas de gestión y espacio de una manera eficiente, segura y económica, garantizando en todo momento el acceso y la salvaguarda de la documentación, liberando espacio físico en las oficinas.
Para esta empresa pública de la Zona Franca de Cádiz, que actualmente tiene sede en Algeciras y en Cádiz, todos y cada uno de los documentos gestionados y custodiados son únicos, ya que todo el personal que allí trabaja es consciente del valor intangible de cada documento, y por ello vuelcan todos los esfuerzos en realizar un servicio de calidad, seguro, confidencial y personalizado poniendo a disposición de los clientes a un grupo experto de técnicos especializados que hacen suyos los proyectos de gestión documental de sus clientes.
